۲۷عامل کلیدی در ایجاد مزیتهای رقابتی به وسیله سیستم های اطلاعاتی

منبع :JOURNAL – OF INFORMATION SCIENCE, JAN, 1999

مقدمه
سیستم های اطلاعاتی برای ایجاد جهشهای ناگهانی در بهره وری ، افزایش توان رقابت و حفظ مزیتهای رقابتی پایدار. قابلیتهای قابل ملاحظه ای دارند که دسترسی به اغلب آنها امکان پذیر است . در مقاله حاضر، تلاش می شود. عواملی که بر میزان موفقیت استفاده از سیستم های اطلاعاتی موثرند، معرفی گردد. این عوامل کلیدی درنهایت به شبکه ای یکپارچه برای بهره برداری نوین از سیستم های اطلاعاتی برای خلق مزیتهای رقابتی منتهی می گردد. هرگونه بهبودی در کیفیت یا کمیت اطلاعات موجود، یا توانایی فرآوری یا به کارگیری اطلاعات ، امکان افزایش وضعیت بهره وری و رقابتی یک سازمان رافراهم می کند، که البته ، تحقق این امر نیازمند طراحی موثر و اجرای سیستم های اطلاعاتی است .
برای یک سازمان ، اطلاعات به اندازه منابع مالی ، نیروی کار، مواد و سرمایه ارزشمنداست . و مباحثات مربوط به جهانی شدن نیز این ارزش را موردتاکید مداوم قرار می دهد.البته ناگفته نماند، درحالی که بسیاری از افراد توانمندیهای سیستم های اطلاعاتی راپذیرفته اند. معدودی نیز دستورالعمل های خاصی برای تحقق این توانایی ارائه می دهند.یکی از دلایل عدم درک عمیق و سیستماتیک توانایی ارائه مزیت رقابتی توسطسیستم های اطلاعاتی کامپیوتری ، به کارگیری این سیستم در مهندسی مجدد و بازسازی باهدف اولیه کاهش هزینه ها توسط بسیاری از سازمانهاست .
موفقیت یک سازمان در آینده بستگی به توانایی یادگیری و آموزش سازمان دارد.هدف اصلی ارائه شده در اینجا بیشتر تاکید بر فرایند آموختن چگونگی کسب وحفظرقابت از طریق یک منبع کلیدی ، یعنی اطلاعات ، است . دستاوردهای اطلاعاتی سازمان می باید ارزیابی و از سیستم های اطلاعاتی برای ایجاد مزیت رقابتی پایدار استفاده شود.
برای ایجاد مزیت رقابتی ، متناسب با تقاضاهای محیط جهانی ، سیستم های اطلاعاتی چگونه باید طراحی شود؟ در این راستا ضرورتهای اولیه عبارتند از:
الف – حذف موانع ناشی از تفکر سنتی نسبت به سیستم های اطلاعاتی
ب – کاهش محدودیتهای روشهای گذشته
ج – بسط دیدگاهی مشخص نسبت به چگونگی ایجاد تفاوتها توسط سیستم های اطلاعاتی .درواقع برای عملی کردن سیستم های اطلاعاتی ضروری است به این سوال پاسخ داده شود که : چرا پاره ای از سیستم های اطلاعاتی توان ایجاد مزیت رقابتی را دارندو پاره ای فاقد این توانایی هستند. به عبارت دیگر سازمانها می باید یاد بگیرند و عادت کنندکه خارج از چارچوب مدلهای قراردادی سنتی به تفکر بپردازند. با آگاهی از موارد فوق ،برای اینکه مزیتهای رقابتی ارائه شده توسط سیستم های اطلاعاتی از پایداری لازم برخوردار باشند می باید منحصربه فرد و با ارزش بوده و درعین حال تقلید و جایگزینی آنها مشکل باشد.
به نظر می رسد، مدیران شرکتهای موفق توان پرداختن به تناقضها را داشته باشند.تئوریهای سازمانی برای پرداختن به چنین پدیده هایی طراحی نشده اند. نظریه پردازان ،مایل به حذف یا کاهش تناقضها به منظور فراهم کردن ثبات داخلی هستند. درنتیجه به تئوری پویایی نیاز است که بتواند ثبات و تغییرات را با هم به کار گرفته و نقشها و منازعات غیرقابل اجتناب سیستم های انسانی را نیز موردتوجه قرار دهد. برای اغلب ما درک ماهیت متناقض سازمان آسان نیست ، و در رابطه با چگونگی فراوری اطلاعات به بیراهه می رویم و درنتیجه ترجیح می دهیم به زندگی با انواع قواعد و ساختارهای ثابت ادامه دهیم .
سازمانها برای روبرو شدن با مزیت رقابتی پایدار از طریق استفاده بهینه از اطلاعات ،افزایش بازدهی اهرم تکنولوژی اطلاعات )IT(. و مداخله موثرتر مدیریت ، می باید این امور را با روشهای پیچیده تری شکل دهند. تسلط به این پیچیدگیها به کار سخت و توجه به جزئیات ، مقابله با تمایل مدیریت به یافتن >اقدام سریع < نیاز دارد. بازسازی ، مهندسی مجدد و بازنگری روشهایی برای طراحی سازمان هستند. ولی بازنگری بهترین پیش بینی های بلندمدت را مطرح می کند زیرا پیچیدگیهای سازمان را بدون ناچیز شمردن آن روشن می کند. غالبا برای تغییر چارچوبهای فکری سازمان مجبوریم زلزله ایجاد کنیم ونیازمندیم از روی منحنی ها بپریم و در تفکر نسبت به محصول ، خدمات ، تکنولوژی وروشهای مدیریت جهشهای مهمی ایجاد کنیم .
به هرحال ، سازمانها می باید بر روی اطلاعات متمرکز گردند که اجازه >اداره یک ماشین دائمی ایده پردازی < را محقق می سازد. توازن سیستم های اطلاعاتی که آزادی ،اقتدار و آزمون را با حفظ کنترل و مسئولیت فراهم می سازد، ضروری است . سازمانهایی که استراتژی نوآوری را دنبال می کنند نیازمند فعالیتها و ساختارهای جدید فیمابین عناصراین ساختارها هستند. سیستم های اطلاعاتی می باید اطلاعات موردنیاز و بهنگام چنین فعالیتهایی را مورد حمایت قرار دهند و مخصوصا تلاشهای نوآوری ، تجربه و آموزش درسراسر سازمان را یاری دهند نه اینکه موانعی بر سر راه آن ایجاد کنند.
دو عنصر اساسی برای توسعه سیستم های اطلاعاتی برای مزیتهای رقابتی پایدارعبارتند از:
باز تولید و تقلید گردش فرایند و تحصیل دانایی مشکل باشد;
مغز بر باشد.
چارچوب عناصر کلیدی توسعه سیستم های اطلاعاتی نوآور موفق را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:
۱ – هدف گذاری استحکام سیستم ها با ارتقا مداوم پایه اطلاعات کامل مرتبط با تمام سیستم اطلاعاتی حیاتی ;
۲ – جذب نیازمندیهای بازار ومشتریان به منظور حفظ مشتریان فعلی همزمان با جذب بازارها و مشتریان جدید;
۳ – ایجاد توازن اهداف سیستم اطلاعاتی و تکنولوژی اطلاعاتی با نیازهای سازمانی وکسب وکار.
روش سیستم اطلاعاتی می باید متناسب با برجستگیهای استراتژیک سازمانی باشد:
۱-۳ – روشهای >پرش از منحنی ها< یا >خروج از چارچوبها< برای استراتژیهای بسیارنوآور و پاسخگو.
۲-۳ – روشهای طراحی دارای تندروی کمتر برای محرکهای استراتژیک ثابت .
۴ – ارزیابی برخوردها، ریسکها و وضعیت رقابتی و برآورد اثر سیستم اطلاعاتی بر روی عوامل موردارزیابی ;
۵ – طراحی به منظور سادگی و تکمیل طرح با تاکید بر کیفیت سیستم اطلاعاتی .

گروه بندی عوامل موثر در موفقیت سیستم های اطلاعاتی
عوامل موثر در موفقیت سیستم های اطلاعاتی را می توان به ترتیب ذیل مشخص کرد:

هدف گذاری – مبانی استحکام سیستم
مبانی اطلاعاتی کامل : گسترش اطلاعات به خارج از حوزه مشتریان موجود که مشتریان آتی را هم دربرمی گیرد: اطلاعاتی که ارزش به روز دارند را باید حفظ کرد.
اصلاح مداوم : از راکدکردن سیستم بپرهیزید: اصلاح پذیری
نوآوری سریع / محصولات جدید: ازطریق برخورد باز و طراحی قوی ، معرفی نوآوری را تسهیل کنید.
ارتباطات : استفاده کنندگان می باید به سهولت قادر به ایجاد ارتباط با تمام سیستم اطلاعاتی مربوطه در داخل و خارج سازمانشان باشند.
تمرکز بر نکات جذب بازار و مشتری
خدمات اضافه : برای آگاهی نسبت به انجام خدمات برای کلیه محصولات یا اعمال مدیریت باید ارائه شود;
ساختارهای جدید قیمت گذاری : سیستم می باید، در داخل ، توانایی مواجه باساختارهای قیمت گذاری جدید و ابداعی را داشته باشد و در خارج ، به استفاده کنندگان اجازه بدهد که ساختارهای جدید یا ابداعی قیمت گذاری را خلق کند.
تدارکات ارزان : برای تامین کنندگان ارزان قیمت ، اطلاعات کافی برای قیمت گذاری رقابتی و نیز اطلاعاتی که اشاره بر جایگزینهای احتمالی و یا شبیه سازی آتی دارد تهیه شود.
سریع / به موقع یا اول بودن : اطلاعاتی که بتواند مدیریت را جهت کوتاه کردن برنامه زمان بندی ، زمان تحویل و پیش قدمی در بازار کمک کند می باید نگهداری شود.
گوش سپردن به مشتریان و غیرمشتریان : درخواستهای مشتریان و یا استفاده کنندگان رادر سیستم اطلاعاتی نگهداری کنید. سازمان باید هنرگوش کردن را بیاموزد: تلاش برای درک نیازهای مشتریان موجود و مشتریان احتمالی .
پیش بینی نیازهای آتی و حفظ حداکثر انعطاف پذیر: اهمیت نیازهای پیش بینی شده ،هرقدر استفاده کنندگان بیشتری با آن نیازها آشنا شوند بیشتر می شود. برای مصونیت ازعواقب رقابت و یا اجتناب از عدم توانایی نسبت به عملیات مدیریتی موردنیاز، سیستم را انعطاف پذیر نگاه دارید.

توازن
ایجاد اهداف حمایت سازمانی سیستم اطلاعاتی یا تکنولوژی اطلاعاتی : از سیستم اطلاعاتی یا تکنولوژی اطلاعاتی برای تامین اهداف تجاری مشتریان داخلی و خارجی استفاده کنید.
شایستگی های مشخص را هدف قرار دهید: >حوزه های بی تفاوتی < مشتریان را بشناسیدو شایستگی ویژه سازمان را درک کنید.
شناسایی کسب وکار: نکته اساسی طرح ریزی و پیش بینی است . >تناسب < مفهوم اصلی است : مهمترین تناسب نه به امروز بلکه به آینده تعلق دارد. اطلاعات مربوط به صنعت ،جایگزینی و شبیه سازی نیازمند درک آینده است .
طراحی مجدد یا توسعه روبه رشد: سیستم اطلاعاتی سودمند می باید به طور همزمان مورداستفاده و تعدیل قرار گیرد. بسیاری از تغییرات عمده سیستم ناشی از سطوح بالای عدم یکپارچگی ، عدم استفاده و عدم پذیرش استفاده کنندگان است .

ارزیابی – تمرکز بر رفتار / ساختار – زیربنا/ مدیریت
نشانه گذاری : برای هدایت توسعه آتی به ارزیابی دقیق قبل و بعداز اجرا نیاز است .
ارزیابی مخاطرات : مشخص کنید که آیا در تلاش حل مسئله >شرطبندی روش شرکت <هستید. اگر چنین است ، چرا باید چنین تلاشی صورت گیرد.
ارزیابی زیرساختها: مهارتها و منابع موردنیازی که معمولا مقدم بر راه حلهای سیستم اطلاعاتی است را مشخص کنید. منابع زیاد چه می تواند باشد.
ارزیابی مسائل مدیریتی : طراحی سیستم اطلاعاتی چگونه می تواند ارزشها ورفتارکاری را تغییر داده و افراد را به طور خلاق درمقابل هم قرار دهد؟ آیا طراحی سیستم اطلاعاتی از کار تیمی حمایت می کند؟
ارزیابی ساختارهای سازمانی : هدف کاهش موانع است . سیستم اطلاعاتی می بایدافراد و سازمانها را با حفظ ارزشها، اخلاق ، عقاید و روشهای اصلی به سمت تفکر به خارج از چارچوبها، پارادایم ها، مدلها و حالاتشان هدایت کند. کاربرد محدودکننده وروشهای افراطی مزیت نسبی ایجاد نمی کند.
ارزیابی نکات مدیریتی : رهبری در برقراری دستورالعمل ها و اقتدار می بایست جایگزین مدیریت یعنی سیستم اداری و بوروکراسی گردد. سیستم اطلاعاتی می بایدرهبری توانا باشد نه صرفا یک ابزار اداری .

طراحی و تکمیل – فرایند توسعه سیستم اطلاعاتی
کیفیت و طراحی : کیفیت و کنترل تغییر برای اطمینان نسبت به اینکه سیستم اطلاعاتی سیر نزولی نداشته باشد و استفاده کننده به خاطر عدم دسترسی به سیستم درهنگام نیازمتضرر نگردد، ضروری است . سیستم می باید با ظرافت عملی و ساده ، مثل اهداف واقعی فوری طراحی شده باشد.
محدودیت از داخل و بیرون : ارتباط با سیستم های خارج از سازمان می باید برای سازمان شما ساده باشد. دسترسی مشتری به داخل سیستم اطلاعاتی شما ضروری است ،ولی دسترسی رقبا به سیستم مسدود باید گردد.
تولیدات یکپارچه : ضروری است کلیه تولیدات مربوط به سیستم اطلاعاتی که یک شرکت مورداستفاده قرار می دهد یا به فروش می رساند یکپارچه باشد. یک سیستم مجزا،نظیر سیستم برنامه ریزی پرسنلی یا سیستم بودجه ریزی بدون ارتباط با سیستم اطلاعاتی ،نهایتا منجر به کاهش استفاده و درنتیجه کاهش احتمالی روند بهبود و توسعه می شود.
راه حلهای ساده : ابتدا با مخاطب قراردادن نیازهای کسب وکار نه با سرمایه گذاری درتکنولوژی که ثمربخش بودن آن مشخص نیست در جستجوی راه حلهای ساده باشید.
فرایندهای موجود را مشخص کنید: فرایندها قبل از اینکه مجددا ابداع یا مهندسی مجدد شود می باید فهمیده شوند. سیستم اطلاعاتی سازمانی می تواند برای ایجادجریانهای تشریحی فرایندهای موجود به عنوان مبنایی برای بهبود و توسعه برنامه ریزی شود.
حفظ و نگهداری طرحهای ویژه : طرحهایی نظیر فروش مشروط جنس به پست تصویری یا بازار سهام هنگامی که استفاده کننده به آن وابسته می شود می باید حفظ شود.

آزمون نظرات قبل از اقدام : تصمیم بر عدم پیشروی به همان اندازه پیشروی حائزاهمیت است . نمونه کامل ، آزمون مقدماتی و سایر امکانات آزمایش برای تعیین اینکه آیا اجرای تغییرات برای سیستم اطلاعاتی ضروری است یا خیر.

نحوه ارزیابی اطلاعات سازمانی
برای اندازه گیری )سنجش ( هریک از این ۲۷ مورد، به نسبت اینکه به چه میزان نیازهای سیستم اطلاعاتی شما را تامین می کند ارزشی بین صفر و ده درنظر بگیرید. نمره ده نشان دهنده بهترین وضعیت )۱۰۰%( و صفر )با ۰%( بیانگر این است که وضعیت موجود سیستم اطلاعاتی شما پاسخگوی نیازها نیست .

هدف گذاری
۱ – مبانی اطلاعاتی کامل :
– میزان حفظ اطلاعاتی کامل و صحیح و جاری مشتریان توسط سیستم شما;
– میزان حفظ اطلاعات جاری ، صحیح و کامل غیرمشتریان توسط سیستم شما;
– میزان حفظ سایر اطلاعات مربوطه توسط سیستم شما.
۲ – اصلاح مداوم :
– سهولت اصلاح پذیری سیستم شما;
۳ – سرعت -ابداعات سریع /محصولات جدید:
– میزان آسان سازی محصولات و ابداعات جدید توسط سیستم شما.
۴ – ارتباطات :
– درصد ارتباطات مرتبط با سیستم اطلاعاتی در داخل و خارج سازمان شما.

جذب:

۵ – خدمات اضافی :
– میزان افزایش عمل یا خدمات هریک از عملیات سیستم اطلاعاتی شما.
۶ – ساختار جدید قیمت گذاری :
– میزان اثر تغییرات قیمت داخلی تعریف شده ;
– میزان تغییرات قیمت داخلی به کار گرفته شده ;
– میزان اثر تغییرات خارجی تعریف شده ;
– میزان تغییرات قیمت خارجی به کارگرفته شده .
۷ – تدارکات کم هزینه :
– میزانی که سیستم اطلاعاتی شما اطلاعات کافی نسبت به قیمت گذاری رقبا و تغییرات نامشخص ارائه می کنند.
– میزانی که سیستم اطلاعاتی شما اطلاعات کافی نسبت به قیمت گذاری صنعت وتغییرات نامشخص ارائه می کنند;
– میزانی که سیستم اطلاعاتی شما اطلاعات کافی نسبت به جایگزینهای احتمالی وتقلید محصولات و خدمات شما ارائه می کنند.
۸ – سرعت / بموقع یا مقدم بودن :
– میزان توانایی سیستم اطلاعاتی شما در فشرده کردن جدول زمانی : تسریع در تحویل ،نوع آوری ، تولید و غیره .
۹ – گوش فرادادن به مشتریان و غیرمشتریان :
– درصد درخواستهای مشتریان که اخذ می شود;
– درصد درخواستهای احتمالی مشتریان که اخذ شده اند;
– درصد درخواستهای استفاده کنندگان که اخذ شده .
۱۰ – پیش بینی نیازهای آتی و حفظ حداکثر انعطاف پذیری :
– میزان کمک سیستم به استفاده کنندگان جهت شناسایی نیازها;
– میزان انعطاف پذیری در برآوردن نیازهای شناسایی شده .

توازن

۱۱ – اهداف سازمانی :
– میزان تامین اهداف داخلی توسط سیستم اطلاعاتی ;
– میزان تامین اهداف خارجی توسط سیستم اطلاعاتی ;
– میزان تامین اهداف جاری و اجتماعی مشتریان توسط سیستم اطلاعاتی .
۱۲ – اشاره به شایستگیهای مشخص :
– میزان اندازه گیری شده حوزه بی تفاوتی مشتری ;
– میزانی که سیستم اطلاعاتی شایستگیهای مشخص سازمان را حمایت کرده ومی فهمند.
۱۳ – استفاده از سیستم و تکنولوژی اطلاعاتی :
– میزان تناسب با نیازهای شناخته شده آتی سازمانی ;
– درصد اطلاعات موجود درباره صنعت ، جایگزینها و شبیه سازیهای خودتان .
۱۴ – طراحی مجدد یا بهبود روبه رشد:
– میزانی که سیستم اطلاعاتی می تواند همزمان مورداستفاده قرارگرفته و اصلاح شود.

ارزیابی
۱۵ – نشانه گذاری :
– میزان دقت ارزیابیهای قبل از اجرا;
– میزان دقت ارزیابیهای بعداز اجرا.
۱۶ – ارزیابی مخاطرات :
– درصد زمانی که سیستم به تعیین درجه ریسک کمک می کند.
۱۷ – ارزیابی زیرساختها:
– درصد زمانی که سیستمها به تعیین نیازها / مهارتها و منابع کمک می کند.
۱۸ – ارزیابی به کارگیری مدیریت :
– میزانی که طرح سیستم اطلاعاتی به تغییر ارزشها و رفتارکاری در یک روند نوآوری کمک خواهدکرد;
– میزانی که سیستم اطلاعاتی خلاقیت را تغذیه خواهدکرد.
۱۹ – ارزیابی به کارگیری ساختارهای سازمان :
– میزانی که سیستم اطلاعاتی به کاهش محدودیتها کمک می کند;
– میزانی که سیستم اطلاعاتی افراد و سازمانها را با حفظ ارزشها، اخلاقیات و عقاید وراههای اساسی به تفکر به خارج از چارچوب و پارادایم ، محدودیتها و مدلهای خودتشویق می کند;
– میزان کاهش محدودیتها عملی و روشهای اضافی توسط سیستم .
۲۰ – ارزیابی تمرکزهای مدیریتی :
– میزان رهبری توانمند سیستم اطلاعاتی در مقابل ابزارهای مدیریتی ، طراحی و تکمیل .
۲۱ – کیفیت و طراحی :
– میزان تشویق و حمایت سیستم اطلاعاتی از کیفیت ;
– درصد موثربودن روشهای کنترل تغییر سیستمها;
– میزان ظرافت ، سهل الاستفاده و عملی بودن .
۲۲ – محدودیت از داخل و خارج :
– میزان سهولت ارتباط با خارج از سیستم ;
– میزان محدودیت مشتریان استفاده کننده از سیستم اطلاعاتی شما;
– میزان محدودیت رقبای خارجی شما جهت استفاده از سیستم اطلاعاتی شما.
۲۳ – محصولات کامل :
– میزان یکپارچگی سیستم اطلاعاتی با کلیه محصولات .
۲۴ – راه حلهای آسان :
– میزان کمک سیستم به استفاده کنندگان برای تشخیص راه حلهای آسان برای رفع نیازهای اصلی کسب وکار.
۲۵ – مراحل موجود را تعریف کنید:
– میزانی که درک مراحل توسط سیستم اطلاعاتی آسان می شود;
– میزانی که جریانهای تشریحی مراحل موجود ارائه می شود.
۲۶ – حفظ طرحهای ویژه :
– میزانی که کلیه طرحهای >مفید< و >تاکنون < توسط سیستم اطلاعاتی تهیه شده رامی توان حفظ کرد.
۲۷ – آزمون نظرات قبل از اقدام :
– درصد تعداد کمک سیستم اطلاعاتی به نمونه ها، آزمایشگاههای مقدماتی و سایرمفاهیم آزمون برای تعیین اینکه آیا تغییرات موردنظر سیستم اطلاعاتی صورت پذیرفته است یا خیر.

نحوه اجرای آزمون
ضروری است ارزیابی را افراد مختلف تکمیل کنند. سپس میانگین نیازها به عنوان ارزیابی نهایی سیستم به دست می آید. کلیه مناطق یا گروههای مختلف استفاده کننده می باید نماینده ای برای تکمیل ارزیابی داشته باشند، سپس ۲ تا ۱۰ ارزیابی می باید توسطکارکنان سیستم اطلاعاتی تکمیل گردد. کسب امتیاز۵۰۰ غیرممکن است . ولی اگر امتیازشما زیر ۲۵۰ باشد. بعید است سیستم اطلاعاتی شما بتواند مزیت نسبی پایداری را ارائه کند.